La brique la plus sous-estimée de notre logiciel de télémédecine : le module de facturation

Chez TokTokDoc, des dizaines de téléconsultations et téléexpertises sont réalisées chaque jour par des médecins pour des patients à la fois complexes et en très grande demande : les résidents d’Ehpad.

Face à ce public, chaque minute de temps médical disponible est précieuse – surtout quand l’on sait qu’un résident d’Ehpad présente 8 pathologies en moyenne et ne bénéficie que d’une seule consultation de spécialité par an. Et l’argent est souvent une question, les résidents étant plus pauvres et plus dépendants que leurs alter egos vivant à leur domicile.

Un enjeu clé pour l’adoption par les médecins

Pour maximiser le temps médical disponible, il faut donc convaincre des médecins d’utiliser l’outil, et une fois qu’ils le font, leur faciliter autant de tâches que possible. La facturation/cotation est une étape à la fois clé et répétitive. Et constitue à ce titre un candidat idéal à l’optimisation.

Or, comment louper complètement la mise en place d’un nouvel outil ? S’assurer qu’il est profondément et radicalement différent de l’ancien… À moins que la valeur perçue en soit conséquente et immédiate (auquel cas, peut-être, les utilisateurs visés feront-ils un effort), vous courez droit à l’échec.

Dans l’introduction d’une nouveauté (ici, un logiciel de télémédecine), il est donc nécessaire de faire un effort d’adaptation pour « baisser » au maximum la marche. Un effort d’adaptation, cela signifie s’intéresser à l’usage tel qu’il existe avant votre intervention, ainsi qu’à l’utilisateur, et enfin au contexte. Or le contexte justement est celui d’une population (les médecins) initialement pas forcément demandeuse, aux habitudes bien établies, et avec peu de temps pour se former/adapter.

Notre réponse : cotez comme vous remplissez une feuille de soin ! La « feuille de soin » papier est la référence historique que connaît tout médecin. C’est la « brique mère ». En claquant notre interface sur ses rubriques et son organisation, nous avons travaillé sur la continuité et la familiarité de l’expérience : utiliser d’anciennes références pour un nouvel usage est le meilleur moyen d’en faciliter l’adoption. Et un bon exemple d’une analyse qui consiste à « se mettre dans les chaussures » d’un utilisateur en en comprenant les références et les habitudes.

Pour une fois, l’idée a bien été de faire du neuf avec du vieux. Ici, si la structuration de l’information est la même, l’interface en optimise la lisibilité. Et surtout, ‌un maximum d’éléments sont pré-remplis afin d’éviter les pertes de temps inutiles. Le mode d’exercice du médecin (profession / spécialité, activité salariale ou libérale…) stipulé sur son compte, mais aussi les informations de facturation du patient ou de l’établissement, sont automatiquement répercutées là où elles sont utiles. Le résultat, c’est une tâche incontournable allégée, accélérée et simplifiée. Au bénéfice du médecin donc, mais aussi de celui de ses patients, qui bénéficieront du temps économisé.

Tenir compte des caractéristiques des patients résidant en Ehpad

Le patient parlons-en !

La proportion des 75 ans ou plus vivant sous le seuil de pauvreté (niveau de vie inférieur à 60% du niveau de vie médian) est deux fois plus importante en établissement que parmi les gens vivant à leur domicile. Les seniors vivant en Ehpad sont plus pauvres, plus isolés et plus dépendants.

Quand on travaille dans l’offre de soin, cela a une implication immédiate : pour permettre à ces personnes de se soigner ou d’être soignées, la possibilité de bénéficier du tiers-payant est essentielle. Pour rappel, cela signifie ne pas avoir à avancer la part obligatoire (prise en charge par l’assurance maladie) lors du règlement d’une consultation. Nous avons donc inclus la fonctionnalité permettant au médecins de pratiquer le tiers-payant dans notre module de facturation, au bénéfice de leurs patients.*

Mais… il ne fallait pas s’arrêter là. Si ce n’est pas le patient qui paie immédiatement, ce sera donc l’assurance maladie. À condition que les bonnes informations lui parviennent pour effectuer le règlement. Il restait donc à exécuter de façon automatique et sécurisée le circuit administratif en arrière-plan et que le processus soit invisible et indolore pour le patient comme son médecin. Ici c’est un appel ADRi (téléservice Acquisition des Droits intégrée) qui retourne la couverture du patient permettant ainsi de facturer avec des droits à jour et d’éviter les rejets.

La symbiose entre médecins et patients, la rigueur des logiciels et des réglementations, ainsi que les interfaces et les contraintes administratives, représentent les multiples facettes de la complexité et de la beauté de l’action de soigner en EHPAD. Utiliser des technologies et des organisations innovantes permet non seulement de répondre aux besoins de soins les plus cruciaux, mais aussi de garantir une expérience fluide et familière pour tous les intervenants.

C’est un défi de taille que les équipes Produit et Logiciel de TokTokDoc relèvent avec brio chaque jour, transformant ainsi le paysage des soins en EHPAD et améliorant la qualité de vie des résidents. En conjuguant expertise médicale, innovation technologique et gestion efficace, TokTokDoc pave la voie vers un avenir où le soin est à la fois accessible et humain.