Télémédecine et Ehpad sont-ils compatibles ? Est-il possible de changer les us et coutumes de ces établissements qui ont tant besoin de stabilité dans leurs process ? Nous avons établis 6 étapes à prendre en compte pour réussir votre projet de télémédecine au sein de votre Ehpad.
Avant de vous lancer dans la lecture de ce projet, commençons par le témoignage d’un directeur d’Ehpad ayant décidé de sauter le pas de la télémédecine dans son établissement.
Etape 1 : Identifier vos besoins médicaux et techniques
L’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (Ehpad) est un lieu de vie où la télémédecine trouve tout son sens. En effet, un résident d’Ehpad cumule en moyenne huit pathologies, et dans 9 cas sur 10, une ou plusieurs affections neuropsychiatriques. Ces pathologies sont souvent imbriquées, ce qui rend la médecine gériatrique technique et l’implication de l’ensemble de l’équipe soignante (médecin généraliste, spécialistes, infirmiers) nécessaire.
Sur le plan médical, votre équipe soignante doit cerner les cas d’usage les plus fréquents :
- Quelles sont les spécialités médicales qui seraient nécessaires à mon établissement ?
- Souhaitez-vous travailler avec des professionnels de santé que vous connaissez ?
- Si oui, sont-ils disponibles ?
- Si oui, sont-il enclins à consulter à l’aide d’un outil de télémédecine ?
L’aspect technique vient en second temps :
- Quelle est la qualité du réseau internet de votre établissement ?
- Votre établissement possède-t-il déjà sa propre tablette ?
- Pouvez-vous installer d’autres applications dessus ?
- Quelles sont les sécurités ?
- Votre établissement possède-t-il des outils connectés ? (ECG, tensiomètre)
- Quel est le logiciel de soin utilisé ?
Etape 2 : Définir des objectifs quantitatifs et qualitatifs
La télémédecine n’est pas un sprint mais un marathon.
Lionel, chef de projet chez TokTokDoc nous explique : “Attention à ne pas réduire un projet à la simple équation “x téléconsultations réalisées pour un abonnement qui me coûte x euros”. Ce n’est pas ainsi qu’il faut raisonner. Nous constatons que nos clients définissent aléatoirement un nombre d’actes à réaliser au mois/à l’année. Si ce chiffre n’est pas atteint, la satisfaction ne l’est pas non plus. L’intérêt général passe et le projet s’essouffle lentement jusqu’à tomber à l’eau.”
Les objectifs de votre projet de télémédecine ne doivent pas uniquement être quantitatifs.
“Nos clients utilisateurs les plus satisfaits sont ceux qui ont misé (par exemple) sur une spécialité médicale en particulier, sur la satisfaction des équipes soignantes dans la prise en main de l’outil ou encore sur l’adhésion des médecins traitants de proximité.”
Etape 3 : Déterminer les bons acteurs et les mobiliser
Et aussi déterminer les bons acteurs externes et support à ce projet interne : medco, idec, équipe IDE, aide-soignante, direction, l’animation (psychologues), éducatif, etc. La télémédecine peut être rattachée à l’éducatif et de nouvelles perspectives de vie externe :
- médecins traitants => requis ou prescripteurs
- médecins gravitant autour de l’établissement => requis ou prescripteurs
- médecins spécialistes extérieurs => vivier
- réseaux de soin, CH de proximité
- chef de projet télésanté : aider à installer les projets de télésanté , contact lié au prestataire de la solution
Etape 4 : Etudier les solutions disponibles de télémédecine sur le marché
La majorité des directeurs d’Ehpad manquent de temps pour trouver la solution idéale pour leur établissement en termes de télémédecine. Alors, avant de se lancer dans ce projet d’envergure, quelques points doivent être décidés en amont.
- Quelle est la disponibilité médicale se trouve autour de mon établissement ?
- Des médecins généralistes et/ou spécialistes se trouvent-ils près de mon Ehpad ?
- Qui sera référent ou contact lorsque le projet de télémédecine sera lancé ?
- Vais-je devoir investir dans du matériel supplémentaire ?
- Mes logiciels sont-ils compatibles avec les logiciels de télémédecine qu’on me propose ?
- Quelle solution je recherche précisément ?
- Quel accompagnement ?
- Quelle durée d’engagement ?
- Quel financement ?
Etape 5 : Organiser la mise en place de la solution de télémédecine
Maintenant que vous avez choisi la solution de télémédecine adaptée à votre établissement, il est important de clarifier quelques points pour que la mise en place du projet se passe au mieux.
Dans un premier temps, identifiez les acteurs et les porteurs du projet parmi les membres de votre équipe. Il est primordial que la direction communique auprès de ses équipes afin que le projet soit parfaitement compris et intégré.
Une réunion de cadrage doit être amorcée en interne afin de pouvoir déterminer le rôle des membres de l’équipe et prendre en compte leurs questions, doutes et remarques.
Les questions à vous poser en amont :
- Qui sera votre médecin coordonnateur ?
- Est-il possible de solliciter le ou les médecin(s) traitant(s) de l’établissement afin d’obtenir un accord et un adressage ?
- Qui est en capacité de préparer les téléconsultations ?
- La connexion internet est-elle suffisante pour amorcer le projet de télémédecine ?
Etude 6 : Suivre les usages et fixer des objectifs
Il est primordial que vous puissiez fixer des objectifs à ce projet de télémédecine afin de le rendre viable sur le moyen / long terme. Ces objectifs doivent être quantitatifs et qualitatifs.
Il ne faut surtout pas hésiter à recadrer le projet en faisant évoluer vos objectifs. Vous vous rendez compte que fixer 2 téléconsultations par semaine était trop ambitieux ? Vous pouvez baisser cet objectif et fédérer votre équipe pour l’atteindre.
Pensez à réévaluer vos objectifs quantitatifs, l’adoption de la télémédecine peut être plus longue que prévu. Cela peut dépendre de vos équipes, de vos résidents, de leurs familles, etc. Bref, n’ayez pas peur de l’échec lors de l’installation de ce projet multipartite. Cela peut prendre du temps. Il est important que vous puissiez solliciter l’acteur avec lequel vous avez souhaité collaborer pour que l’installation du projet de télémédecine se passe au mieux.
Vous pouvez également commencer votre projet en faisant un focus sur une spécialité. Mettez en place des axes de « test and learn » afin de structurer vos habitudes autour du projet.
Faites attention à ne pas vous enfermer dans un type de spécialité pour vos résidents. Pensez à faire appel aux chefs de projet qui mettent en place votre projet de télémédecine avec vous. Ces derniers ont l’habitude de traiter ce genre de problématique et pourront débloquer une situation en quelques clics.
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